Stap-voor-stap uitleg voor het schrijven van een motivatiebrief (+ snelle checklist)

Hier vind je een stapsgewijze handleiding die je helpt bij het schrijven van je motivatiebrief, inclusief een snelle checklist met alles wat in je brief moet staan.

Hoe schrijf je je motivatiebrief: een stap-voor-stap gids

Stap 1: Voorbereiding

Analyseer de vacature en de organisatie

• Begin met het analyseren van de vacature en de functieomschrijving. Wat staat er preceis in de vacature? Wat voor type persoon zoekt de organisatie? En hoe is de bedrijfscultuur (formeel of juist informeel)? Probeer een duidelijk beeld te krijgen van zowel de functie als de organisatie. Deze checklist kan je daarbij helpen. Als iets niet helemaal duidelijk is, kun je ervoor kiezen om de organisatie te bellen (vaak staat er een contactpersoon vermeld in de vacature). Zorg er dan voor dat je een concrete vraag hebt voor die persoon.   
• Een goede brief is geschreven in een stijl die naadloos aansluit bij de communicatiestijl van de organisatie. Dit kun je checken door de website van de organisatie te bekijken. Zo kun je bepalen of je beter een formele, informele, zakelijke of creatieve stijl kunt gebruiken. 

Kijk of je past bij de vacature

• Je motivatiebrief moet worden afgestemd op de lezer. Om ervoor te zorgen dat de werkgever ziet dat jij geschikt bent voor de functie, moet je brief zich richten op de match tussen jouw vaardigheden en ervaringen en de eisen die in de vacature worden genoemd. Het kan helpen om de functie-eisen op te schrijven en te kijken welke kwaliteiten jij bezit. Zorg ervoor dat je kune onderbouwen hoe je deze kwaliteiten hebt ontwikkeld. Bekijk hiervoor ook goed je CV.

Stap 2: Het begin van je brief

Nadat je de vacature en organisatie hebt geanalyseerd en voor jezelf duidelijk hebt gemaakt hoe jij past bij de functie, kun je beginnen met het schrijven van je motivatiebrief.  

Voorbeeld

Naam organisatie
Naam afdeling (optioneel)
Naam contactpersoon

Plaats, datum

Onderwerp: Motivatiebrief voor <functienaam>

Geachte heer/mevrouw/dr./prof. <achternaam>,

Stap 3: De eerste alinea

De eerste zin

Open creatief! Trek meteen aan het begin van je brief de aandacht van de lezer. Verwerk actualiteiten, ambities, feiten of (nog beter) een korte persoonlijke anekdote. Werkgevers moeten vaak veel motivatiebrieven lezen, dus de eerste zin is belangrijker dan je misschien denkt. Deze zin moet de lezer nieuwsgierig maken. Durf at te wijken van veilige en standaard opzeningszinnen zoals: “Mijn naam is Jane en ik wil graag solliciteren naar de funtie van onderoeksstagiair". Begin in plaats daarvan met een krachtige oneliner die jouw specialisatie of ambitie samenvat.

Voorbeelden ter inspiratie

• “Sommige zegggen dat een droombaan niet bestaat, maar ik heb zojuist de vacature gevonden."
• “Jullie product is het product dat ik altijd aanbeveel aan mijn vrienden.”

Beschrijf op welke functie je solliciteert

De eerste zin is onderdeel van een inleidende alinea waarin je aangeeft op welke functie je solliciteert en waarom je geïnteresseerd bent in deze functie en/of organisatie. Na de pakkende openingszin beschrijf je dat je wilt solliciteren bij de organisatie. Noem de functietitel en de naam van de organisatie. 

Voorbeeld ter inspiratie

• “Met deze brief wil ik graag solliciteren naar de functie van Area Crop Manager bij Seed Valley.”

Ga verder met je motivatie

Ga vervolgens verder met je motivatie. Wat maakt deze organisatie interessant voor jou? Waarom spreekt de functie je aan? Waarom solliciteer je? Laat zien dat je je hebt verdiept in de organisatie en haar werkveld. Bekijk de website, visie, missie en ambities. 

Voorbeeld ter inspiratie

• “Deze stage bij MSD trok direct mijn aandacht. In het nieuws las ik dat jullie organisatie het patent van de COVID-19 pil deelt met andere landen, waar deze anders niet beschikbaar zou zijn. Dit sluit perfect aan bij mijn persoonlijke ambitie om bij te dragen aan een gezondere wereld”

Tip

• Let erop dat je niet alleen beschrijft waarom jij de fucntie leuk vindt of waarom het een goede carrièrestap voor jou is. Richt je motivatie op de organisatie en leg de nadruk op wat jij kunt bijdragen en te bieden hebt.

Stap 4: De tweede alinea

Het is natuurlijk belangrijk om uit te leggen waarom je geïnteresseerd bent in de functie, maar de focus van je brief moet liggen op wat jij te bieden hebt. In de tweede alinea leg je daarom de koppeling tussen de functie-eisen en jouw vaardigheden en ervaringen. 

• Leg uit waarom jij geschikt ben voor de functie en in staat bent om de taken uit te voeren. Laat zien hoe jouw kwaliteiten aansluiten bij de eisen uit de vacature en gebruik daarbij zoveel mogelijk dezelfde woorden als in de vacaturetekst. 
• Noem voorbeelden die je kwaliteiten onderbouwen. Zeg bijvoorbeeld niet alleen dat je goed onder druk kunt werken, maar geef een concreet voorbeeld. Hiervoor kun je de STAR methode gebruiken (Situatie, Taak, Actie, Resultaat). Beschrijf minimaal één uitgebreid voorbeeld in je brief. 
• Vergeet ook niet om jezelf te 'verkopen'. Combineer ervaringen uit je CV met persoonlijke eigenschappen en beschrijf deze in verhaalvorm.
• Richt je tot slot op je prestaties en hoe je jouw kwaliteitien in deze functie zou inzetten.

Voorbeeld ter inspiratie (STAR methode):

•  “Tijdens mijn bestuursjaar als voorzitter van de studentenraad heb ik mijn presentatievaardigheden sterk ontwikkeld. Ik ga wekelijks presentaties, waardoor ik nu met vertrouwen voor grote groepen spreek. Ik ben er dan ook van overtuigd dat de functie van woordvoerder bij Limagrain goed bij mij past.”

Tips

• De eerste eisen in de vacature zijn vaak het belangrijkst.
• Voldoen je niet aan alle (kern)eisen? Leg dan uit dat je deze vaardigheid nog aan het ontwikkelen bent of dat andere kwaliteiten dit compenseren. Benader dit altijd positief.
• Bij een stage is het ook belangrijk te benoemen wat je wilt leren.
• Voor een PhD positie is het belangrijk om je kennis en passie voor het onderzoeksonderwerp te laten zien.
• Ben bij een open sollicitatie specifiek over welke functie en taken je zoekt. Bekijk de website goed en overweeg om vooraf contact op te nemen. Verwijs hiernaar in je brief.
• Organisaties gebruiken vaak software om motivatiebrieven te scannen op terfwoorden. Gebruik daarom dezelfde woorden als in de vacature.
• Noem geen nieuwe ervaringen ten opzichte van je CV.

Stap 5: De derde alinea

De derde alinea is de afsluitende alinea. Vat samen waarom jij de beste kanidaat bent en geef aan dat je graag op gesprek komt. Sluit af met een 'call to action' door te zeggen dat je je motivatie graag verder toelicht in een persoonlijk gesprek en dat je uitkijkt naar een reactie.   

Voorbeeld ter inspirtatie

• “Samenvattend ben ik ervan overtuigd dat mijn passie voor aardappelen, gecombineerd met mijn communicatieve en analytische vaardigheden, mij een geschikte kandidaat maakt voor deze functie. Het zou een eer zijn om samen met McCain Foods te werken aan een duurzame toekomst. Alvast bedankt voor het in overweging nemen van mijn sollicitatie. Ik licht mijn motivatie graag verder toe in een persoonlijk gesprek.”

Stap 6: Afsluiting van je motivatiebrief

Eindig je motivatiebrief met een passende afsluiting en je naam. 

Voorbeeld

Met vriendelijke groet,
John Doe

E: johndoe@outlook.com
T: 06 12345678

Stap 7: Bijlagen

Tot slot kun je vermelden dat je CV is bijgevoegd (en eventueel een aanbevelingsbrief, als hierom wordt gevraagd). Als je dit doet, voeg je motivatiebrief en het CV samen in één document. Let op: als je je brief per e-mail verstuurt, kun je deze zin weglaten. In de e-mail zelf geef je namelijk aan welke documenten in de bijlage zitten. Bij solliciteren via een protaal is dit vaak ook niet nodig, omdat je je CV en andere docuementen daar vaak apart kunt uploaden. 

Tips voor de opmaak en de stijl van je motivatiebrief

• Houd je brief maximaal één pagina (voor een PhD-positie mag dit langer zijn).
• Zorg voor een overzichtelijke lay-out en logische structuur.
• Stem de stijl af op je CV, bijvoorbeeld door hetzelfde lettertype te gebruiken.
• Gebruik een goed leesbaar lettertype zoals Arial of Verdana.
• Lijn de tekst links uit.
• Gebruik niet te smalle pagina marges.
• Werk met duidelijke alinea’s.
• Verstuur je motivatiebrief en CV altijd als PDF en zet je naam in de bestandsnaam van je brief, CV en e-mail.

Tips voor de inhoud van je motivatiebrief

• Stem je motivatiebrief (en CV) af op elke functie. Schrijf voor elke sollicitatie een nieuwe brief. Het is prima om onderdelen te hergebruiken die goed werken, maar pas je brief altijd aan op de functie. Je moet je brief namelijk aanpassen aan de vacature: geen enkele brief die je schrijft mag hetzelfde zijn, net zoals geen enkele vacature hetzelfde is.
• Gebruik actieve taal in plaats van passieve taal. Zeg bijvoorbeeld: mijn passie is financiën, in plaats van: financiën is mijn passie. Dit zorgt ervoor dat je brief prettiger en makkelijker te lezen is.
• Probeer je brief vanuit een positief perspectief te schrijven en vermijd negatieve zinnen of zinnen met ontkenningen. Zo krijgt de organisatie het gevoel dat zij te maken hebben met een sterke en capabele kandidaat.
• Gebruik het woord ‘ik’ niet te vaak in je brief en begin niet te veel zinnen met ‘ik’. Begin ook nooit een nieuwe alinea met het woord ‘ik’.
• Zorg ervoor dat er geen spel- of grammaticafouten in je brief staan. Misschien logisch, maar onthoud: alles wat je schrijft moet goed leesbaar en interessant zijn.
• Noem de naam van de organisatie minimaal één keer in je brief. Doe je dit niet, dan kan de organisatie denken dat het om een algemene brief gaat die je naar meerdere organisaties stuurt.
• Zorg ervoor dat elke zin die je schrijft toegevoegde waarde heeft. Vermijd een lange of saaie brief.
• Ben enthousiast over waarom je bij de organisatie wilt werken. Wees duidelijk over wat je wilt en voorkom vaagheid. Probeer niet overdreven te vleien. Vermijd clichés zoals: “enthousiast”, “teamplayer” en “go-getter”.
• Bedenk dat je motivatiebrief geen samenvatting is van je CV. Verwijs in plaats daarvan naar je CV. Je CV laat al zien dat je over de juiste vaardigheden en kennis beschikt; gebruik de motivatiebrief om te laten zien dat je ook de juiste motivatie, visie en persoonlijkheid hebt die passen bij de organisatie.
• Persoonlijke gegevens horen op je CV. Het is niet nodig om deze informatie ook in je motivatiebrief op te nemen.

Overige tips voor je motivatiebrief

• Je brief valt eerder op als je verwijst naar iemand die bekend is met of bij de organisatie. Als je een vraag hebt over de vacature, bel dan de mogelijke werkgever en verwijs in je brief naar dit telefoongesprek. Doe dit alleen als je een relevante vraag hebt over de functie. Anders kan het de werkgever frustreren.
• Wanneer je solliciteert, lezen de meeste werkgevers eerst je CV. Als je CV hen interesseert, gaan ze daarna je motivatiebrief lezen. Je brief is een aanvulling op je CV, en daarin kun je meer uitleggen over wie je bent en wat je motivaties zijn. Alles wat in je brief staat, moet ook in je CV staan. Geen nieuwe informatie, alleen wat extra toelichting. Het moet dus geen herhaling van je CV zijn in verhaalvorm, maar een goed geschreven tekst waarin je jezelf voorstelt aan je mogelijke nieuwe werkgever.
• Check, check, dubbelcheck! Het is altijd goed om iemand anders je motivatiebrief te laten controleren. Vraag die persoon ook om naar de vacature te kijken en vraag of diegene vindt dat er een goede match is tussen de vacature en jouw motivatiebrief.

Snelle checklist