Alle informatie bij elkaar wat een (externe) surveillant bij Wageningen Universiteit moet weten.

Alle informatie op een rij voor u als externe surveillant als u komt surveilleren bij Wageningen Universiteit.

Outstanding ☎️ 0205861169

Outstanding is het bureau waar de Wageningen Universiteit mee samen werkt voor het inhuren van de externe surveillanten.

U kunt Outstanding bereiken via;

• ☎️ 0205861169
• mail planning@outstanding.nl
• website Outstanding.nl 
• Voor alle vragen omtrent planning voor u als surveillant kunt u contact opnemen met planning@outstanding.nl 
• Bent u surveillant en ziek neem dan direct telefonisch contact op met de planning van Outstanding 0205861169 en de intercedent 0207990938.   
• Uw beschikbaarheid als surveillant kunt u aangeven in de planbition app van Outstanding, voor uitleg over de app zie hoofdstuk  Planbition app
• Dienstruilingen is toegestaan maar alleen met goedkeuring van de planning Outstanding, na akkoord van alle betrokkenen en de planning is de ruil definitief.  
• Afwijking in planning/diensten? Verlaat nooit een dienst zonder toestemming van Outstanding planning. Neem altijd telefonisch contact op met outstanding bij afwijkingen of bijzonderheden. 

Planbition app 

Inloggen 

Log in. Voer hiervoor de volgende acties uit:

1. Vul bij organisatie [   Consolid    ] in.
2. Vul uw gebruikersnaam in zoals deze in de e-mail stond.
3. Vul uw wachtwoord in dat je net zelf gekozen hebt.
4. Vink ‘Ik ga akkoord met de Planbition voorwaarden’ aan en lees ze eventueel.
5. Zet de schuif bij ‘Onthouden’ naar rechts zodat hij groen wordt. Hierdoor hoeft u de volgende keer uw gebruikersnaam en wachtwoord niet meer in te vullen. 

Toets vervolgens op  Begin.

Dasboard

Als u bent ingelogd in de app ziet u als eerste het ‘Dashboard’. Dat scherm geeft overzicht over de belangrijkste zaken:

1. Inroosteringen die u nog moet bevestigen.
2. Gewijzigde verzoeken, zoals verlof of extra beschikbaarheid.
3. Berichten die u nog niet hebt gelezen Uw eerstvolgende dienst.
4. Het menu naar de rest van de functies van de app.

Sommige zaken vragen actie van uw kant. Zorg dat u zo snel mogelijk reageert zodat het planproces soepel verloopt.

Menu Planbition

Het menu van de app is bereikbaar met het icoon linksboven met drie liggende zwarte streepjes (z.g. Hamburgermenu). Hier vind u de volgende opties:

1. Dashboard – hiermee komt u terug in het dashboard.
2. Kalender – hier kan u uw hele rooster bekijken: geplande diensten, verlof en (on)beschikbaarheid.
3. Bevestigen – hier ziet u welke diensten door uw nog bevestigd moeten worden en kan u deze ook bevestigen.
4. Aanvragen – hier kunt u zaken aanvragen waarbij op jullie locatie is afgesproken dat er toestemming door de planners gegeven moet worden. Dit geldt bijvoorbeeld voor betaald en onbetaald verlof.
5. QR-codegenerator –niet van belang.
6. Uitloggen – Dat hoeft u in principe nooit te doen, tenzij u niet meer voor Consolid werkt.
7. Met het kruisje rechtsboven sluit u het menu weer.

Kalender

Met de kalender functie kunt u uw rooster, (on)beschikbaarheid en verlof zien. Daarbij zijn de volgende zaken goed om te weten:

1) U kan dit bekijken per maand, week of dag.

2) Met de blauwe pijltjes kunt u door uw kalender bladeren.

3) De rondjes rond de datum geven ook informatie:

• Zwart is een ingeplande dienst
• Groen is beschikbaarheid
• Rood is onbeschikbaarheid of verlof

Als u op een datum klikt ziet u onderaan het scherm de details. Als u hier op een dienst klikt komt u op een pagina met nog meer details waaronder de opmerkingen van Consolid. Dat kunnen drie type opmerkingen zijn:

• Een algemene opmerking die aan iedereen is gericht die die dag is ingepland.
• Een persoonlijke opmerking die specifiek aan u is gericht.
• Een algemene opmerking die is gericht aan alle medewerkers die op die dienst zijn ingepland. 

Bevestigen diensten

In het bevestigen menu staan alle diensten die u nog moet bevestigen. Door te bevestigen weten we dat u (de wijziging van) de dienst hebt gezien en ook daadwerkelijk kan. Als u niet van tevoren de dienst hebt bevestigd nemen we contact met u op om er zeker van te zijn dat u weet dat u een dienst hebt. Mocht het zo zijn dat we u dan ook niet kunnen bereiken, dan kan het zijn dat je weer wordt uitgepland. Het bevestigen van diensten doet u zo:

1. Bekijk alle diensten in de app.
2. Kijk of u daadwerkelijk kan en zet ze  eventueel over in uw agenda.
3. U kan de diensten één voor één aanvinken achter de dienst.
4. of in één keer alle diensten selecteren met

‘Selecteer alles’

5. Klik daarna op ‘Akkoord’.

Mocht u onverhoopt niet kunnen of nog vragen hebben, neem dan zo snel mogelijk contact op met je contactpersoon van Consolid. 

Website

Alle functionaliteit van de App kunt u ook  gebruiken via het internet als u geen smartphone hebt. Dit werkt als volgt:

1) Ga naar https://mobile.planbition.com/

2) Kies een nieuw wachtwoord uit op exact dezelfde manier als beschreven bij de app.

3) Log op dezelfde manier in als beschreven bij de app.

U kan de website ook gebruiken als u wel een app hebt maar deze niet in de buurt hebt. Uw gebruikersnaam en wachtwoord zijn hetzelfde als voor de app.

De functionaliteit is exact hetzelfde als in de app, met één belangrijke uitzondering. U krijgt namelijk geen berichtje als er nieuwe informatie voor u klaar staat. Dat maakt het gebruik van de app veel handiger, omdat niet steeds hoeft in te loggen op de website om te kijken of u actie moet ondernemen.

Examoffice WUR ☎️ 0317486447

Vragen over de zaal / examinator / presentielijst / fraude etc?

U neemt contact op met  Examoffice:

  ☎️ 0317486447 

  📲 0628398045 (whatsapp)

  📧 examoffice@wur.nl

Onderwijsgebouwen - Examenzalen

Parkeren op de campus

Bereikbaarheid en parkeren op de campus 

Forum - Gebouw nr 102 

Forum - Google maps 

De zalen in het Forum gebouw hebben een nummer tussen 0103 en 0865.

Orion - Gebouw 103

Orion - Google maps 

De zalen in het Orion gebouw hebben een nummer tussen 1032 en 8050.

Aurora - Gebouw 127

Aurora - Google maps 

De zalen in het Aurora gebouw hebben een nummer tussen 9010 en 9560.

Sporthal de Bongerd - Gebouw 130

Sporthal de Bongerd - Google maps 

De zalen in Sporthal de Bongerd hebben nummer C0002, C0003 en C0004. 

Leeuwenborch - Gebouw 201

Leeuwenborch - Google maps

De zalen in het Leeuwenborch gebouw hebben een nummer tussen 0062 en 0083.

Academisch jaar WUR - Kalender 2025-2026 en 2026-2027

De kalender van de WUR met de officiële tentamendagen kunt u vinden op pagina Kalender WUR.

Protocol surveilleren WUR

• Toets start precies op tijd. 
• Studenten die meer dan 20 minuten te laat zijn, worden niet tot de toets toegelaten.
• Studenten mogen lokaal niet eerder verlaten dan 30 minuten na aanvang van de toets.
• Studenten die te laat aan de toets beginnen, krijgen geen extra tijd om de toets af te maken. Een uitzondering kan worden gemaakt voor studenten die door technische problemen met de digitale toets software niet op tijd aan hun toets konden beginnen. 
• De toegewezen toets tijd mag niet worden overschreden.
• De surveillant mag geen vragen beantwoorden over de inhoud van de toets. Indien er een probleem is met de inhoud van de toets, neem dan contact op met de examinator. In geval van een digitale toets kunnen technische vragen over de applicaties door de surveillant worden beantwoord.
• Aan het einde van een op papier of digitaal afgenomen toets dienen de studenten alle toetsbladen, inclusief het opgaveblad, het antwoordblad en het kladpapier, in te leveren. Studenten die bij een digitale toets een print van het opgaveblad hebben gekregen (specifieke faciliteit, zie presentielijst) dienen het papieren exemplaar aan het eind van de toets in te leveren. 

Surveillant taken 

30 minuten van te voren

• Aankomst in de zaal surveillanten en examinator.
• Indien nodig: tafelopstelling corrigeren.
• Neem overdrachtsformulieren en deelnemerslijst aan van docenten die niet zelf blijven.
• Indien geen formulier of deelnemerslijst, dient examinator te blijven. In geval van discussie, bel ExamOffice ☎️ 0317486447.
• Kladpapier uitdelen naar instructie van examinator en vraag wat er na afloop met het kladpapier gedaan moet worden. (Weggooien of komt de coördinator het weer ophalen?).

5 minuten voor aanvang

Instrueer studenten als volgt:

• WUR kaart op tafel te leggen.
• Oplader laptop op tafel.
• Pen / potlood en kladpapier (mits toegestaan) op tafel.
• Flesje water en eventueel fruit of snack op tafel.
• Mobieltjes en andere digitale apparaten (smartwatch!) weg in afgesloten tas.
• Tas (gesloten) / jas / etui en laptopsleeve onder de tafel, buiten bereik.
• Aantekeningen / boeken weg.
• Stilte in de zaal Alle studenten zitten om de tentamen code in te voeren.
• Tot 30 minuten na aanvang mag niemand vertrekken. Graag stilte bij verlaten van zaal, ook in gang. Vanaf nu stilte.

Aanvangstijd

• Toets start op aangegeven tijd. Afwijken van de regel is alleen mogelijk in geval van grootschalige technische problemen.
• BYOD tentamen ANS inlogcode laten zien in gehele zaal, na 5 minuten verwijderen van het bord om fraude te voorkomen. 
• Papieren toetsen uitdelen naar instructie van examinator.

Controle WUR kaart - zie WUR kaart check.

Na afloop 

• Zorg dat u per tentamen verzamelt (tentamen, kladpapier etc).
• Indien coördinator niet aanwezig is: Bel contactpersoon welke studenten er afwezig waren. Indien niet bereikbaar: bel ExamOffice.
• Indien onregelmatigheden: altijd formulier overdragen.

WUR kaart check

Controle WUR kaart is verplicht

• Naam WUR kaart komt overeen met de naam op de aanwezigheidslijst.
• Foto WUR kaart komt overeen met de aanwezige student.

Bij twijfel (of geen kaart) direct contact opnemen met de examinator van het vak, naam student en vakcode tentamen doorgeven.

Als de examinator niet te bereiken is dan Examoffice bellen ☎️ 0317486447.

De student mag het tentamen maken. 

Aanwezigheidslijst niet aangeleverd?

Wat doet u wanneer de examinator geen aanwezigheidslijst verstrekt? 

• De examinator dient te blijven in de zaal en zelf de controle uit te voeren.
• Geen lijst en geen examinator? U geeft dit door aan examoffice.

Een aanwezigheidslijst is essentieel om fraude te voorkomen, omdat we hiermee kunnen controleren of alle ingeschreven studenten daadwerkelijk fysiek aanwezig zijn in de zaal tijdens het tentamen en niemand zich kan voordoen als een ander. Een verplichting vanuit de examencommissies.

Sporthal de Bongerd

In de Bongerd zijn er 2 grote zalen van ieder een capaciteit van 420, en een kleinere zaal als stiltezaal.

Voor een Bongerd zaal wordt een plattegrond gemaakt en een overzicht, hierdoor zijn er extra taken die uitgevoerd moeten worden. Ook is er een hoofdsurveillant die de taken verdeeld in de zaal. 

30 minuten van te voren

• Aankomst surveillanten en examinator
• Check of alle surveillanten aanwezig zijn met de surveillanten lijst van de dag.
• Haal microfoon op bij receptie.
• Indien nodig: Wijs mensen aan om tafelopstelling te corrigeren + assisteer taakverdeling.
• Wijs iemand aan die ‘ vakbordjes’ op surveillantentafels (achter in de zaal) plakt op volgorde zaalopstelling.  
• Wijs iemand aan die het exit bord op de deur plakt (uitgang is de deur naar de hal waar ook de leenlaptops staan / lift is).
• Wijs iemand aan die op de deur (ingang) het dag overzicht van de zaal ophangt.
• Wijs iemand aan die de 3 vloerplannen van de zaal verdelen, zodat alle surveillanten weten waar de vakken in de zaal zitten.
• Neem overdrachtsformulieren en deelnemerslijst aan van docenten die niet zelf blijven. Indien geen formulier of deelnemerslijst, dient examinator te blijven. In geval van discussie, bel ExamOffice.
• Laat kladpapier uitdelen naar instructie van examinator en vraag wat er na afloop met het kladpapier gedaan moet worden.(Weggooien of ophalen na afloop van het tentamen?).
• Bespreek fraudeprocedures / communicatieafspraken (handgebaren / teken).

15 minuten van te voren

• Deuren openen voor de studenten.
• Laat studenten plaatsnemen volgens vloerplan (tafel rij en stoelnummer).

5 minuten voor aanvang - Hoofdsurveillant

Pak microfoon en instrueer studenten als volgt:

• WUR kaart op tafel te leggen naast sticker op tafel.
• Oplader laptop op tafel.
• Mobieltjes en andere digitale apparaten (smartwatch!) weg in afgesloten tas, tassen en jassen voor de tafel, buiten bereik.
• Tot 30 minuten na aanvang mag niemand vertrekken. Graag stilte bij verlaten van zaal, ook in gang. Vanaf nu stilte. Uitgang zaal aanwijzen (bij de hal van de uitgifte leenlaptops).

Aanvangstijd – alle surveillanten

• BYOD tentamen ANS inlogcode laten zien in gehele zaal. Mocht het nodig zijn dan zijn er BYOD- supporters (wekstudenten met geel hesje) in de hal tussen de grote zalen in.  Ze kunnen helpen bij inlog problemen of contact met digital examination. 
• Papieren toetsen uitdelen naar instructie van examinator.

Controle WUR kaart - zie WUR kaart check.

Stroom uitval voor of tijdens het tentamen

• Als de stroom uitvalt check de kabels, ligt het aan de stop dan direct naar de receptie zodat de technische dienst ingeschakeld kan worden.

Na afloop - Hoofdsurveillant

• Zorg dat de surveillanten per tentamen verzamelen (tentamen, kladpapier etc).
• Indien onregelmatigheden: altijd formulier overdragen.
• Indien coördinator niet aanwezig is: Bel contactpersoon welke studenten er afwezig waren. Indien niet bereikbaar: bel ExamOffice.
• Gooi vloerplan en info van het tentamen weg zodat de surveillanten die er de volgende dag zijn er geen last van hebben.
• Exit bord weer terug in de bak voor de volgende keer.
• Doos op de tafel van de surveillanten laten staan. Het team die tafels en stoelen neerzet zorgt hiervoor.

Actieve surveillantie

• Continu alert zijn (geen nevenactiviteiten verrichten).
• Regelmatig en systematisch stil rondlopen (geen hakken of schoenen met geluid). 
• Actief de zaal observeren - overzicht behouden. 
• Let op signalen van fraude (gebruik van telefoons, spieken , fluisteren).
• Let op studenten die hulp nodig hebben (hand opsteken) Wijs eventueel mede surveillanten hierop.
• Incidenten of bijzonderheden noteren en aan examinator overhandigen of doorgeven aan examoffice.
• Begeleid een student naar toiletbezoek (max 1 student per zone tegelijk).
• Noteer bijzonderheden (bijv studenten die later arriveren of vroeg vertrekken).
• Stilte (is ook geen praatje met een mede surveillant).

BYOD (Bring Your Own Device) tentamen 

Inloggen BYOD (digitaal) tentamen (onderstaande moet de student op de laptop doen)

• Open een browser en ga naar https://ans/app.
• Ga naar sign in (rechterbovenhoek).
• Selecteer en klik op Wageningen University & Research.
• Klik op het examen van het vak (on campus). 
• Lees de instructies en klik op start.
• Instaleer schoolyear wanneer de installatie optie wordt aangeboden.
• Wacht tot de surveillant de inlogcode doorgeeft.

Wachtwoord BYOD (digitaal) tentamens

• De examinator krijgt dit wachtwoord vanuit team digitaal examination en geeft dit af aan de surveillant. 
• De surveillant deelt het wachtwoord met de studenten. 
• 5 minuten na de start is het wachtwoord niet meer zichtbaar in de zaal.
• Geen examinator aanwezig? Bel digital examination om een code op te vragen.

Probleem / Oplossing bij het inloggen of tijdens een BYOD tentamen

Leenlaptop regelen voor een student

Voor de start van het tentamen

Als blijkt dat de student niet in kan loggen en een leenlaptop nodig heeft

• Registreer eerst de student en informeer de receptie.
• Verwijs de student vervolgens naar de receptie van het gebouw om een leenlaptop aan te vragen. 
• De student moet hiervoor zijn WUR kaart inleveren.
• Na het tentamen moet de student de leenlaptop weer bij de receptie inleveren. 

Tijdens een tentamen

• Registreer de student. 
• Bel de receptie en vraag om de conciërge een leenlaptop te brengen. De conciërge neemt de WUR kaart van de student mee naar de receptie.
• Na het tentamen moet de student de leenlaptop weer ophalen bij de receptie. 

Bongerd

• Student heeft een leenlaptop nodig dan moet dit gemeld worden bij de surveillant.
• Surveillant noteert de naam en student nummer en voor welk vak de student het tentamen maakt.
• Student kan leenlaptop ophalen bij de BYOD-supporter (werkstudenten met gele hesjes, zitten tussen de twee grote zalen in) en WUR kaart daar achter laten. Na het tentamen leenlaptop inleveren bij de BYOD-supporter. 

Ans tentamen met Secure apps of "gewhiteliste" internetpagina's

De meeste Ans-tentamens zijn beveiligd met Schoolyear-browser, waardoor studenten alleen toegang hebben tot het tentamen op hun laptop en tot niets anders.

Er geleden echter uitzonderingen voor Ans tentamens met Secure Apps en voor Ans-tentamens met toegestane (gewhiteliste) webpagina's. In die gevallen kunnen studenten specifieke applicaties gebruiken of webpagina's openen terwijl ze binnen de beveiligde schoolyear-browser blijven. 

Voorbeelden van zulke applicaties en toegestane pagina's zijn Brightspace, Office (Excel, Word, PowerPoint) RStudio en Phython. 

Binnen de Schoolyear-browser kunnen studenten extra tabbladen openen en deze applicaties of pagina's starten via een link in het Ans-tentamen. Daarom is het toegestaan als studenten een ander scherm open hebben dan Ans. 

Verlaten zaal na digitaal tentamen - Laptop is gesloten

Wanneer een student het tentamen in Ans heeft ingeleverd, zorg er dan voor dat het laptopscherm wordt gesloten voordat de student de tentamenruimte verlaat. Dit voorkomt dat de student het tentamen elders in het gebouw kan afmaken. Heeft een zaal meerdere uitgangen is het raadzaam om vooraf één uitgang aan te geven om het vertrek beter te kunnen controleren. 

Digital examination ☎️ 0317483555

Vragen over digitale tentamens? Inlogcode voor digitaal tentamen nodig? Procter key nodig? 

Neem contact op met digital examination ☎️0317483555.

Student met specifieke faciliteiten

Stiltezaal 

• Allen studenten met faciliteit "small-scale interim examination" hebben het recht om hun examens in een prikkelarme omgeving af te leggen.
• De studenten worden via het rooster ingedeeld in groep QR wat staat voor Quiet Room. 
• Studenten van verschillende vakken kunnen in deze zaal in stilte hun tentamen maken. 

Extra tijd

• Alle tentamen zalen worden geroosterd met 25% extra tijd.

Laptopverhoger 

• Student moet achter in de zaal plaats nemen zodat mede studenten niet op het scherm kunnen kijken.
• Verhoger is alleen toegestaan als dit kenbaar is gemaakt op de aanwezigheidslijst.

Wat is toegestaan op een tentamen tafel? 

• Laptop incl oplader (bij digitale toetsen). 
• Pen / potlood en eventueel kladpapier.
• Flesje water en fruit / snack.
• WUR kaart (verplicht op de hoek van de tafel).
• Laptopverhoger (mits dit aangegeven is op de aanwezigheidslijst).

Toiletbezoek

Gebruik van het toilet is toegestaan op verzoek, maar slechts door één student per keer. Vraag de student te bevestigen dat er geen papier, tas, mobiele telefoon, enz. zijn meegenomen. Indien mogelijk loopt er een surveillant met de student mee naar het toilet.

Wangedrag en fraude

Wat verstaat de WUR onder wangedrag en fraude:

• Het kopiëren en uitwisselen van informatie tussen studenten onderling of met derden.
• Het gebruik van 'spiekvoorzieningen' zoals spiekbriefjes.
• Het gebruiken van boeken, syllabi, notities of ander ongeoorloofd materiaal, op papier, elektronisch, of online. Het binnen handbereik hebben van rekenmachines, smartwatches, computers, mobiele telefoons of apparaten met vergelijkbare functies.

Bij constatering of vermoeden van fraude:

• Het is de student toegestaan om de toets af te maken.
• Als surveillant dient u de student op de hoogte te stellen en dit te noteren op het tentamen of aanwezigheidslijst, met daarop de naam en handtekening van de student.
• Indien van toepassing moet u het bewijsmateriaal, waar mogelijk, in beslag nemen of vastleggen.
• In geval van opgeslagen informatie op een rekenmachine moet deze tijdelijk in beslag worden genomen en worden geïnspecteerd. De examencommissie zal de rekenmachine teruggeven zodra de fraude is afgehandeld. 
• Het is de student toegestaan om de toets af te maken.
• Na afloop van de toets schrijft u direct een verslag over het verdachte gedrag. U neemt contact op met de examinator en examoffice. 

Surveilleren tijdens flexibele inzage

Wat is een flexibele inzage? 

Een centraal georganiseerde inzage waarbij studenten, na elke lesperiode, op 2 dagen langs kunnen komen om hun tentamenresultaten in te zien. Studenten kunnen voor 1 of meer vakken hun resultaten inzien en doen dit op hun eigen laptop. De docent is niet aanwezig. In principe doet elk vak dat digitaal toetst mee aan de flexibele inzage. Docenten hebben de keuze om wel of niet met hun vak mee te doen aan de inzage. Als het vak is afgemeld voor deelname kunnen studenten hun resultaten van het afgemelde vak niet inzien.

Voorbereidingen - half uur van tevoren 

Surveillanten zijn een half uur van tevoren aanwezig in het inzagelokaal om instructies met team Digital Examination door te nemen. Als de instructies duidelijk zijn, moeten de tafels in tentamenopstelling gezet worden (steeds een tafel vrijhouden tussen twee tafels. Op deze vrijgehouden tafels wordt een papier neergelegd met de tekst ‘do not sit here’.  

Een lijst met proctor keys van alle deelnemende vakken en tentamens wordt door team Digital Examination verstrekt aan de aanwezige surveillanten. Met deze zogenaamde proctor keys (of 4cijferige code) kun je geblokkeerde schermen van studenten ontgrendelen. Bewaar deze lijst zorgvuldig en houd deze voor jezelf. In geval een scherm geblokkeerd is en ontgrendeld mag worden, typ de proctor key dan altijd zelf in op de laptop van de student. De regels worden door teamlid Digital Examination geprojecteerd op de muur, in beide dubbelzalen. De zuilen worden bij de ingang en de uitgang geplaatst en aangezet. Team Digital Examination activeert beide zuilen.

Inchecken bij binnenkomst 

Studenten hoeven zich niet vooraf te registreren. Bij binnenkomst in het inzagelokaal checken studenten in door hun WUR-kaart tegen de incheckzuil te houden. De surveillant die bij de incheckzuil staat, geeft een vel notitiepapier mee om notities te maken en een instructievel hoe studenten een vraag kunnen stellen via Ans.

Als de student incheckt en er een groen scherm wordt getoond, zijn studenten ingecheckt en staan de tentamenresultaten voor de student open. 

Als er een rood scherm wordt getoond op de zuil zijn studenten niet ingecheckt. Bij een rood scherm op de incheckzuil stuurt de surveillant de student door naar een teamlid van Digital Examination, eveneens aanwezig in het inzagelokaal.

Studenten mogen de hele dag in en uit lopen. Er zijn geen vaste tijden waarop studenten inchecken of uitchecken. Studenten mogen zo lang als ze willen hun resultaten inzien.

Notities maken 

Studenten krijgen zoals vermeld na het inchecken van de surveillant een vel notitiepapier mee om aantekeningen op te maken, en 1 instructievel hoe ze de docent een vraag kunnen stellen via de toets software Ans. 

Studenten mogen niet zelf een vel papier of kladblok of notitieboek meenemen, alleen het door de surveillant verstrekte notitiepapier. Ook mogen ze geen begrippen opzoeken op hun telefoon. In tegenstelling tot tentamens mogen studenten de notities (mits goedgekeurd bij het uitchecken) meenemen. 

Wijs studenten erop dat notities kort en bondig moeten zijn en dat er geen volzinnen mogen worden overgeschreven.

Als een student zegt voor meer vakken te willen inzien, dan krijgt de student in eerste instantie 1 kladblaadje mee. Als de student klaar is met het vak inzien, steekt de student zijn vinger op. Surveillant neemt het kladblaadje in (voorzien van naam en vakcode), en brengt dit naar teamlid Digital Examination die bij de uitcheckzuil zit, achter in de ruimte. Surveillant geeft een nieuwe kladblaadje aan de student om het volgende vak in te zien.

Notities moeten in het Nederlands of Engels geschreven worden. Notities in een andere taal geschreven zullen altijd ingenomen worden. 

Notities worden bij het uitchecken gecontroleerd door een teamlid Digital Examination. Er wordt gekeken of er geen volledige examenvragen zijn overgeschreven. Bij twijfel worden de notities ingenomen en overlegd met de docent. De docent bepaalt dan uiteindelijk of de ingenomen notities teruggegeven mogen worden aan de student of niet.

Gedurende de inzage 

Studenten mogen niet met elkaar overleggen. Tassen worden onder de tafel geplaatst. Mobiele telefoons en andere elektronische devices zijn niet toegestaan in de ruimte en moeten in de tas worden opgeborgen. 

Studenten mogen alleen hun laptop, een pen en het uitgedeelde notitiepapier op tafel hebben. Ze mogen dus ook geen lesmateriaal, boeken of eigen notities erbij houden.

Mocht een student vlak voor het einde van de eerste flexibele inzage nog binnenkomen in het inzagelokaal, wijs de student dan op de mogelijkheid van de tweede inzagedag. 

Reservelaptops 

Team Digital Examination zorgt van tevoren voor genoeg reservelaptops die achterin beide ruimtes worden geplaatst. In geval een student problemen heeft met de eigen laptop is er de mogelijkheid om een reservelaptop te gebruiken.  

De surveillanten die in de zaal rondlopen bepalen of de student een reservelaptop krijgt. Als een student gebruik mag maken van een reservelaptop, neemt de surveillant de WUR-kaart in van de student en loopt naar achteren om de reservelaptop te halen en geeft deze aan de student. 

De student levert de reservelaptop weer in bij het uitchecken achter in de ruimte. De reservelaptop zal worden ingenomen door teamlid Digital Examination. De student ontvangt de WUR-kaart retour.

Een vraag stellen aan de docent via Ans 

Studenten hebben de mogelijkheid om via Ans een vraag te stellen aan hun docent. Een instructie hoe ze dit kunnen doen wordt verstrekt bij het inchecken. 

Dit is geen live chat waarbij de docent klaar zit om vragen te beantwoorden. Afgesproken met de docent is dat ze binnen een week zullen reageren op een gestelde vraag of opmerking van de student. De student moet er zelf aan denken om binnen die week in te loggen in Ans om te kijken of er al antwoord is van de docent. De student ziet dan alleen de gestelde vraag en het gegeven antwoord van de docent, niet de examenvragen en antwoordmodellen.

Uitchecken bij weggaan 

Als studenten klaar zijn met inzien, lopen ze naar achteren in de ruimte, waar een uitcheckzuil staat. Studenten moeten hun notities laten controleren door een teamlid Digital Examination, en tevens daar uitchecken met hun WUR-kaart. Let er op dat studenten niet via de ingang weggaan. Ze moeten altijd via de uitgang achterin de ruimte verlaten. Net als bij een officieel examen, dienen studenten hun laptop dicht te klappen als ze klaar zijn. 

Een toets resultaat openen in Ans 

In de applicatie Ans maken studenten hun examen. Een toets resultaat bekijken werkt op dezelfde manier.

Studenten openen op hun laptop een browser en gaan naar de website ans.app. Daar loggen ze in door op de knop Log in with your Schoolaccount te klikken. Let er op dat studenten niet met hun emailadres en wachtwoord inloggen of naar de website van Schoolyear gaan!

Zorg dat de student de juiste instelling uit de lijst selecteert: Wageningen University & Research (WUR) (ADFS).

Indien de student het volgende scherm ziet, dient het Wuraccount/Wur e-mailadres en wachtwoord te worden ingevoerd.

Als de student is ingelogd, wordt het dashboard of startscherm in Ans getoond. Bovenin onder Published assignments (NL: Gepubliceerde toetsen) staan de beschikbare toets resultaten open die studenten kunnen inzien.

De student klikt op het gewenste, gepubliceerde toets resultaat.

Net als bij een examen, wordt op het moment dat de student op het toets resultaat klikt ook de applicatie Schoolyear opgestart, of gedownload indien Schoolyear niet op de laptop van de student is geïnstalleerd. Schoolyear is een beveiliging die er voor zorgt dat studenten alleen de website Ans kunnen opstarten en geen andere websites kunnen openen of bij hun persoonlijke bestanden kunnen.

Bij het opstarten van Schoolyear worden alle applicaties en geopende bestanden afgesloten.

Studenten die op een Windows laptop werken, worden automatisch uitgelogd uit Windows. Wanneer de student weer inlogt in Windows opent de beveiligde Schoolyear omgeving. Bij het inloggen blijft het scherm soms een paar seconden zwart, alvorens onderstaande check pagina wordt getoond.

Studenten die op een MacBook werken komen gelijk op onderstaande check-pagina terecht. 

De checks worden automatisch doorlopen. 

Wanneer alle vinkjes op groen staan, wordt de toets omgeving Ans binnen de beveiligde Schoolyear omgeving opgestart. 

Meerdere resultaten inzien in Ans / Schoolyear 

Het kan voorkomen dat een student meerdere toets resultaten kan inzien. Belangrijk om te weten is dat de student voor elk toetsresultaat opnieuw Schoolyear moet opstarten.

Stel een student is klaar met een toetsresultaat en wil het volgende resultaat bekijken, dan klikt hij binnen de Schoolyear omgeving op de knop Afsluiten (Exit), rechtsonder in het scherm. Schoolyear wordt afgesloten. De student ziet het inlogscherm en dient opnieuw in te loggen, naar ans.app te gaan en het volgende toets resultaat aan te klikken.

Troubleshooting – voorkomende problemen 

• Rood scherm op incheckzuil - Stuur student door naar teamlid Digital Examination, in de dubbelzaal aanwezig.
• Rode en gele schermen op laptop student  (zie rode en gele schermen). 
• Er wordt om een proctor key gevraagd. Zoek het vak op de verstrekte proctor key lijst. Elk tentamen heeft een bijbehorende unieke 4-cijferige code. Vul zelf de code in op het scherm van de student. Indien er een pop-up verschijnt in het scherm met de vraag om de code op te slaan, doe dit dan niet, en klik op Nee (of Never).
• Er wordt gevraag om een 6-cijferige code op het scherm. Dit betekent dat de student de toets of resultaat niet via ans.app heeft opgestart maar via de website van Schoolyear zelf. Laat studenten dan altijd naar ans.app gaan, daar inloggen en hun toetsresultaat opstarten.
• Student ziet zijn resultaat niet in de lijst. Het komt vaak voor dat studenten hun tentamenresultaat openen onder de Live assignments in. Een toetsresultaat moet altijd worden geopend in de lijst onder Published assignment. Zie afbeelding hieronder, bij de rode pijl.

Is het toetsresultaat dan nog niet zichtbaar, overleg dan bij een teamlid Digital Examination

• Soms is het onduidelijk waar een student zijn gegeven antwoorden, vragen en modelantwoorden kan inzien. Als de student het toetsresultaat opent wordt onderstaande pagina weergegeven. Klik dan altijd op View answers, zie afbeelding hieronder:

• Waar kan de student een discussie starten. Als een student een vraag wil stellen aan de docent, kan dat onder het modelantwoord aan de rechterkant van het scherm, zie afbeelding:

Alle studenten krijgen bij het inchecken een instructie mee hoe een vraag te stellen via Ans, en hoe de reactie van de docent te checken. Met docenten is de afspraak gemaakt om binnen een week vragen die gesteld zijn via Ans, te beantwoorden.           

• Student heeft een vraag over puntentoekenning door docent. 

Dit is een inhoudelijke kwestie waar wij geen advies over geven. Vraag de student om hierover contact op te nemen met de docent, via de Discussie mogelijkheid via Ans of bijvoorbeeld per e-mail.

Overige punten 

•     Het licht in de dubbelzalen voorin uit laten. Als het licht aan is, zijn de geprojecteerde instructies niet goed leesbaar.

Calamiteiten / verstoringen tijdens toetsafnames

Verstoringen tijdens toetsafnames
Een toetsafname kan door diverse zaken verstoord worden (geluidsoverlast, ambulance-inzet, evacuatiealarm, enz.).

In geval van calamiteiten in de zaal, altijd eerst het noodnummer van het gebouw bellen (groen bordje naast de deur). BHV / EHBO wordt ingeschakeld.

Iemand onwel?

• Noodnummer gebouw bellen en de BHV en EHBO van het gebouw worden ingeschakeld. 

Evaculatiealarm? 

• Alle studenten moeten onmiddellijk de zaal verlaten en alles achter laten in de zaal.  
• U verlaat als laatste de zaal.
• U neemt de trap - lift werkt niet meer.
• Toetsopgaven mogen niet meer worden ingeleverd nadat het alarm is afgegaan. Bij digitale toetsen is elk antwoord al opgeslagen.
  Ingeleverde toetsen die op geen enkele manier in twijfel getrokken kunnen worden, kunnen tellen als een voltooide toets.
• Voor studenten die hun toets niet hebben kunnen inleveren, wordt een nieuwe datum en tijd gepland.

Technische storing tijdens een toets? 

• Neem in geval van een technisch probleem zoals een grote stroom- of internetstoring contact op met het team Digital Examination om te proberen het probleem op te lossen. 
• Indien de omstandigheden een gecontroleerde afhandeling van de toets verhinderen, kan de examinator besluiten de toets af te gelasten. Partijen zoals surveillanten, het team Digital Examination en het Exam Office kunnen de examinator hierbij adviseren.
• Indien de toets wordt afgelast, worden alle toets bladen verzameld en stelt de examinator in overleg met de examencommissie een nieuwe toets datum vast.

Overige verstoringen:

• Blijf in de toetszaal en informeer de studenten dat indien gerechtvaardigd, extra tijd voor de toets zal worden gegeven.
• Schrijf het tijdstip en de duur van de verstoring op.
• Neem telefonisch contact op met de Exam Office.
• Zo spoedig mogelijk na de verstoorde toets afname bepaalt de examinator, in overleg met de examencommissie, welk deel van de toetsen, gezien de omstandigheden, kan worden beoordeeld, en voor welke studenten een nieuw tijdstip moet worden ingeroosterd. Indien de gehele toets ongeldig wordt verklaard wordt een nieuwe datum, tijd en plaats ingeroosterd voor alle studenten die zich voor de oorspronkelijke toets hadden ingeschreven. 

Onveilige situatie tijdens een toets afname? 

• Wanneer u zich onveilig voelt of er doet zich een calamiteit voor, neemt u telefonisch contact op met de BHV van het gebouw waar u zich bevindt of ga naar de receptie.

Telefoonnummers op een rij

Aandachtspunten 

• Als surveillant bij de WUR  heeft u een respectvolle houding naar alle betrokkenen.
• Als surveillant bij de WUR bent u op tijd aanwezig in de aangegeven zaal, zoals in de planbition app aangegeven is.
• Als surveillant bij de WUR bent u actief en loopt u rond.
• Als surveillant bij de WUR respecteert u de persoonlijke ruimte van student, medesurveillant en WUR medewerkers.
• Als surveillant bij de WUR draagt u geen krakende schoenen of tikkende hakken.
• Als surveillant bij de WUR eet u niet in de zaal.
• Als surveillant bij de WUR praat of fluistert u niet met mede surveillanten. Bij twijfel mag u heel kort fluisteren met een collega surveillant.
• Als surveillant bent u aandachtig, lees geen krant, boek, tijdschrift of mobiel. Maak ook geen puzzels.
• Als surveillant bij de WUR neemt u een eigen mok mee voor koffie en of thee.
• Als surveillant bij de WUR kunt u voor vragen over tentamens, zalen etc altijd contact opnemen met Examoffice, ☎️ 0317486447.