Dit artikel legt het belang uit van een goed uitgedachte mappenstructuur en geeft tips voor het opzetten van een mappenstructuur voor je onderzoeksdata.

Introductie

Het opzettten van een logische mappenstructuur zorgt ervoor dat je onderzoeksdata makkelijk te navigeren is, zowel voor jou als je collega’s, nu en in de toekomst.

Waarom is een mappenstructuur belangrijk?

Een mappenstructuur is een belangrijk onderdeel van het organiseren van bestanden (bijvoorbeeld onderzoeksdata). Het toepassen van een duidelijke en logische mappenstructuur met beschrijvende namen zorgen ervoor dat je bestanden makkelijk kan terug vinden. Dit helpt verlies van bestanden, waaronder onderzoeksdata, te voorkomen en ondersteund efficiënt ophalen en opslag van bestanden.

Hoe kan ik het beste een mappenstructuur maken?

Bij voorkeur wordt mappenstructuur voor het begin van een onderzoeksproject of dataverzameling opgezet. Bijvoorbeeld, wanneer je je data management plan schrijft. Sommige onderzoeksgroepen hebben een template voor een mappenstructuur beschikbaar. Vraag aan de data steward van je onderzoeksgroep of dit het geval is.

Wanneer een mappenstructuur opgezet moet worden, is het handig te bepalen met welke soorten bestanden je gaat werken en hoe deze georganiseerd moeten worden. Het helpt dan om een organisatiemethode te bedenken die past bij je project. Deze kan gebaseerd zijn op:

• Soort data (tekst, afbeeldingen, modellen, etc.)
• Data of project fase (ruw, hergebruikt, bewerkt, geanalyseerd)
• Project naam of afkorting
• Experiment
• Onderwerp
• Activiteit
• Andere belangrijke project informatie

Mappenstructuur: aanbevelingen

Na het bepalen van de organisatiemethode voor je onderzoeksbestanden, inclusief onderzoeksdata, overweeg de volgende tips voor je mappenstructuur:

• Begin breed voordat je specifiek wordt: start met een aantal hoofdmappen waarin je submappen aanmaakt met meer detail.
• Maak je mappenstructuur niet te diep (bijvoorbeeld >3 mappen diep). Wanneer je deze te diep is moet je alsnog naar je bestanden zoeken, waardoor je de functionaliteit van je mappenstructuur verliest.
• Gebruik een systeem voor naamgeving: wanneer er meer beschrijvende elementen in de naam van je mappen staan, gebruik de volgorde op een consistente manier.
• Voeg de afkorting van de project naam. Wanneer je per ongeluk een map misplaatst, kan deze makkelijk teruggevonden worden en blijft het duidelijk waar de map hoort.
• Nummer je mappen niet, omdat 1) de volgorde dan logisch is voor jou, maar niet voor anderen en 2) het goed mogelijk is dat er tijdens je onderzoek een extra map aangemaakt moet worden. Dit resulteert in het opnieuw moeten nummeren van mappen. 
• Korte namen voor mappen: gebruik afkortingen of codes voor de beschrijvende elementen en beschrijf deze in een documentatie bestand die je in de hoofdmap van je mappenstructuur opslaat.
• Vermijd het gebruik van spaties, punten en speciale tekens. Gebruik (lage) streepjes of wat bekend staat als camel case (bijvoorbeeld StudentProject).

Mappenstructuur voorbeeld

Vragen en ondersteuning

Heb je vragen over deze dienst of wil je persoonlijke ondersteuning? Neem gerust contact op met ons.