Bestanden en mappen extern delen vanuit OneDrive, Teams of SharePoint


Samenvatting

Dit artikel beschrijft het proces van het delen van bestanden en mappen van OneDrive, SharePoint of Teams naar externe (niet WUR) gebruikers.

null

Deze informatie is voor

Medewerkers en studenten

Instructies

Als WUR gebruiker is het delen van bestanden en mappen op OneDrive, SharePoint en Teams met externe gebruikers een eenvoudige procedure: 

  1. Men deelt het item met het e-mailadres van de externe gebruiker.
  2. De externe gebruiker bevestigt zijn of haar e-mailadres door op de link te klikken die per e-mail is verstuurd
  3. Als het externe adres bij Microsoft bekend is, wordt de externe gebruiker gevraagd om multifactorauthenticatie (MFA) – er is geen verificatiecode nodig
  4. Als het externe adres NIET bij Microsoft bekend is, ontvangt de externe gebruiker na het verifiëren van het e-mailadres een verificatiecode die in het verificatievenster moet worden ingevoerd. Na het invoeren van deze code wordt de gebruiker gevraagd om multifactorauthenticatie (MFA)

 

In het onderstaande voorbeeld wordt een map met de naam 'SharedOneDriveFolder' gedeeld met een externe gebruiker:

 

 

Als men op Delen/Share klikt, krijg je deze pop-up te zien: 

 


 

Als men op Verzenden/Send klikt, wordt er een uitnodiging verzonden naar het e-mailadres van de externe gebruiker:

 

 

Externe gebruiker klikt op de mapnaam of op Openen, waarna de verificatie begint:

Externe gebruiker krijgt een aanmeldingsvenster te zien, vult zijn/haar e-mailadres in en klikt op Volgende:

 

Signin - Pasted image_4b3a12.png

 

Hierna wordt een code van Microsoft naar het bevestigde e-mailadres verzonden:

 

 

Na het invoeren van de code verschijnt het venster waarin om toestemming wordt gevraagd; indien externe gebruiker akkoord gaat, klikt deze op Accept(eren)

 

 

Registratie voor MFA

Na het geven van toestemming begint de registratie voor MFA; gebruiker klikt op Volgende

 

Externe gebruiker wordt gevraagd om de Microsoft Authenticator-app op zijn/haar telefoon te installeren. Na de installatie (of zonder actie als de app al is geïnstalleerd) klikt gebruiker op Volgende

 

Om het account in de app te importeren klikt de gebruiker op Volgende

 

Met behulp van de Microsoft Authenticator-app scant externe gebruiker de weergegeven QR-code

 

 

Het account wordt vervolgens automatisch in de app geregistreerd, waarna de gebruiker de proefuitnodiging ontvangt:

Na het invoeren van de code wordt de authenticator toegevoegd.

Door op Gereed te klikken, wordt de gebruiker naar de gedeelde locatie geleid: